Het Fonds werkt met een digitaal aanvraagportaal. Organisaties kunnen via de website (www.fondssv.nl) een account aanmaken en inloggen. Binnen dit portaal kunnen aanvragers gemakkelijk aanvragen indienen maar ook aanvullende stukken nasturen, de voortgang van de aanvraag bekijken en communiceren met de medewerkers van het Fonds. Het Fonds kent gestandaardiseerde aanvraagformulieren.

Een volledige aanvraag omvat:

• Een aanvraagformulier (via het digitale aanvraagportaal);
• Statuten
• Recent uittreksel inschrijving Kamer van Koophandel, niet ouder dan één jaar;
• Laatst verschenen jaarrekening en jaarverslag;
• Een (uitgebreide) projectbeschrijving;
• Een gedetailleerde begroting en dekkingsplan;
• Indien van toepassing kopie van offerte of huurcontract.

Bij verstrekte donaties van € 25.000,-- en hoger vraagt het Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. een verklaring van een accountant (RA of AA), waarin bevestigd wordt dat het toegewezen bedrag ook daadwerkelijk conform de afspraken is besteed aan het bedoelde project.

Overeenkomst
Organisaties die een donatie toegekend krijgen, ontvangen hiervan een toekenningsbrief met bijlagen via het portaal. Door middel van het retourneren van de akkoordverklaring wordt een overeenkomst aangegaan. In de toekenningsbrief staat precies aangegeven wat beide partijen van elkaar mogen verwachten. Ook de algemene voorwaarden die Stichting Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. hanteert, maken deel uit van de genoemde bijlagen.

Vrijstelling van schenkingsrecht door ANBI status
Stichting Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. is aangemerkt als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Hierdoor blijven donaties die de stichting geeft en worden gebruikt in het algemeen belang, vrijgesteld van schenkingsbelasting. Daarnaast hoeft de stichting geen schenk- of erfbelasting te betalen over eventuele schenkingen of erfenissen die worden verkregen. Het is dus mogelijk om na te laten aan het Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. of bijvoorbeeld een fonds op naam op te richten.

Fondsen op naam
Het Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. heeft twee fondsen op naam: het ‘Fonds op Naam van Ary van West’ en het ‘Weeshuisfonds Vlaardingen’. Beide fondsen zijn ontstaan doordat een organisatie haar vermogen heeft ondergebracht bij het Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. Deze vermogens worden apart geadministreerd en jaarlijks opgehoogd met een afgesproken percentage. Dit bedrag kan worden uitgegeven aan de doelstellingen die bij de overdracht zijn vastgesteld. Het gaat hierbij om doeleinden die binnen de brede doelstelling van het Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. passen.